Digitale Rechnungen

Das ist zu beachten

Alles rund um die Rechnungsstellung ist bereits oder wird in Kürze digital. Aus gutem Grund: Die elektronische Variante verringert den Arbeitsaufwand, senkt die Kosten und schont die Umwelt.

Damit Sie als unser Geschäftspartner und wir als SBV diesen Weg der Digitalisierung gemeinsam gehen können, sind einige Punkte zu beachten, die wir im Folgenden aufführen. Rechnungen, die diese dort genannten Bedingungen nicht erfüllen, können wir nicht bearbeiten.

Auf den ersten Blick mag der Aufwand groß erscheinen. Doch wenn Sie die Hinweise genau lesen, werden Sie feststellen: Das Meiste davon ist recht einfach umzusetzen. Und es lohnt sich, da Sie damit Ihre Rechnungslegung für zukünftige Herausforderungen fit machen.

Grundsätzlich gilt schon jetzt:

  • Papier-Rechnungen können wir ab sofort nicht mehr berücksichtigen, bitte schicken Sie Ihre Rechnungen in digitaler Form. Dadurch wird das Versenden und Bearbeiten von Rechnungen deutlich effizienter. Die entsprechenden E-Mail-Adressen, die wir für die unterschiedlichen Rechnungsempfänger bei uns im Haus eingerichtet haben, finden Sie in diesem Dokument.
  • Bitte beachten Sie, dass Ihre Rechnung den Vorgaben des Umsatzsteuerrechts entspricht und alle Pflichtangaben enthält, unter anderem zum Auftraggeber, Ort der erbrachten Dienstleistung sowie Leistungs- oder Lieferdatum.
  • Bitte schicken Sie pro Rechnung nur ein Dokument, und das im PDF-Format (welcher Standard ab 1. September 2020 gilt, lesen Sie weiter unten). Sie möchten noch weitere Informationen wie AGBs, Stundenzettel oder Produktbeschreibungen schicken? Dann integrieren Sie diese Daten einfach in das Rechnungsdokument. So behalten Sie und wir besser den Überblick und können diese Angaben der betreffenden Rechnung direkt zuordnen.
  • Wenn Sie Ihre Rechnung per E-Mail an die dafür vorgesehene digitale Rechnungsadresse geschickt haben, ist dieser Vorgang abgeschlossen. Bitte vermeiden Sie es, die Rechnung parallel an andere E-Mail-Adressen des SBV oder gar in Papierform per Post an uns zu senden. Wir müssen dann mühsam die Dopplungen heraussortieren bzw. die Papierrechnungen entsorgen. Das kostet Zeit und Ressourcen, die wir gern in die schnelle Bearbeitung von Rechnungen investieren möchten.
  • Bitte nutzen Sie die für Ihre Rechnung vorgesehene E-Mail-Adresse ausschließlich für Rechnungen. Für die weitere Kommunikation verwenden Sie gern die anderen E-Mail-Adressen des SBV oder rufen uns an.

Zusätzlich gelten ab 1. September 2020 folgende Regelungen:

  • Die Rechnungen legen Sie bitte als PDF-Dokument im PDF/A-Format an – dem Standard zur Langzeitarchivierung. Beachten Sie dabei, dass die Rechnungsinhalte lesbar dargestellt sind.
  • In das PDF/A-Dokument sind zudem ZUGFeRD-2.0-Informationen einzubetten. Sich mit ZUGFeRD 2.0 zu befassen lohnt sich: Es ist das wichtigste Format für elektronische Rechnungen. Dahinter steckt keine SBV-interne Lösung, sondern ein international gültiger Standard, zu dem Sie auf dieser Website weitere Informationen finden. Ein Hinweis, wie bedeutend ZUGFeRD 2.0 in gar nicht allzu ferner Zukunft sein wird: Ab November 2020 müssen alle Rechnungen für öffentliche Aufträge zwingend elektronisch – und zwar zum Beispiel nach dem ZUGFeRD-2.0-Standard – ausgestellt und übermittelt werden.
  • In der Rechnung sowie aus den ZUGFeRD-Informationen sollte unsere Auftragsnummer hervorgehen. Nur so ist eine korrekte Zuordnung der Rechnung zur Sachbearbeiterin bzw. zum Sachbearbeiter möglich.

Damit sind alle gesetzlichen Regelungen – insbesondere der Vorsteuerabzug – erfüllt. Auf Grundlage der vorgenannten technischen Details erteilen wir somit unsere Zustimmung zur elektronischen Übermittlung der Rechnungsdaten an uns. Andere Formate sind davon ausgeschlossen und werden nicht von uns angenommen oder verarbeitet.

Wenn Sie zum Versenden der Rechnungen weitere Informationen benötigen, wenden Sie sich gern an:

Kristina Aloe
Tel: 0461 31560-133
E-Mail: kaloe(at)sbv-flensburg.de